1 - Agenda reuniones por tiempos más cortos

En el mundo de la gestión del tiempo, los gerentes, los ejecutivos de alto nivel y los empleados regulares deben tratar de programar reuniones por menos tiempo del que creen que necesitan. De esta forma, no se pierde tiempo en reuniones improductivas en las que los asistentes hablan entre sí. Pero en cambio, se utiliza una agenda para mantener a todos en el camino y discutir los elementos de acción que importan.

2 - Establecer prioridades

Priorización, preparación y pasión. Todos son importantes para garantizar que su equipo se centre con precisión en las tareas más importantes para el éxito de la organización. Debido a que vivimos en un mundo donde la velocidad y el volumen de información siempre están a toda marcha, puede ser difícil saber qué priorizar. Sin embargo, sin establecer prioridades y objetivos claros para los miembros de su equipo, todo se convierte en una prioridad, lo que significa que nada es una prioridad.

3 - Crea una lista corta

Es recomendable crear una lista de tareas de las cosas imprescindibles que deben hacerse y luego hacer un ticket blocking en su agenda (establecer un bloque de tiempo) para ese día en el que se sentará, se concentrará y progresará tanto como sea posible para lograr las tareas.

Ya sea que establezca 20 minutos o 3 horas, el time blocking puede ayudar mucho a priorizar lo que debe hacerse durante el día.

4- Aprende a delegar

A veces, los gerentes luchan con la delegación, pero hacerlo es una parte importante de la gestión del tiempo como líder.

“El 80% de los resultados provienen del 20% de las acciones. Eso significa que el 20 % de las acciones valen la pena, pero el 80 % debe descartarse o delegarse”.

Cuando aplique este consejo, revise y vea qué elementos de acción en su lista son la prioridad principal, cuáles se pueden delegar a otros miembros del equipo y cuáles se pueden eliminar por completo. Si lo hace, le resultará más fácil dedicar su tiempo a lo que más importa.

5- Elimina los emails largos

Todos hemos escuchado "esta reunión debería haber sido un email", pero ¿qué sucede cuando ese mail se vuelve largo y tedioso? Lo más probable es que nadie se tome el tiempo de leerlo.

6- Procesa tus emails

Mientras hablamos de correos electrónicos, consideremos el siguiente punto: Ya sea que recibas diez correos electrónicos al día o 600, hay que considerar cómo nos comportamos con nuestro inbox. Lo que se sugiere es tomarse de 30 a 90 minutos al día, preferiblemente por la mañana, y hacer todo lo posible para leer tantos correos electrónicos como pueda. Más allá de este intervalo de tiempo, hacer a un costado los mails y enfocarnos en otras tareas más importantes.